VoIP pbx in cloud: la soluzione per la digitalizzazione delle PMI

Scegliere di abbandonare il centralino tradizionale per un centralino VoIP Pbx in cloud per gestire la Unified Communication aziendale può essere una scelta complessa per molte PMI.  Preoccupazioni legate all’affidabilità del servizio, alla sicurezza dei dati o alla difficoltà per i dipendenti di utilizzare una nuova tecnologia frenano spesso quello che rappresenta uno dei primi passi di digitalizzazione dell’azienda. Affrontare il processo di Digital Transformation può e deve essere invece colto come opportunità per re-ingegnerizzare i processi e digitalizzare l’intero flusso produttivo o quello dei servizi offerti.  

Per far questo, ovviamente anche l’intero portafoglio di applicazioni e l’infrastruttura tecnologica che si utilizza deve subire lo stesso ammodernamento e aggiornamento. 

Infatti, se fino a un decennio fa i centralini telefonici tradizionali riuscivano a far fronte alle esigenze di comunicazione anche di realtà aziendali complesse e multi-sede, oggi come oggi non è più possibile prescindere dall’implementazione di sistemi di comunicazione integrati basati su tecnologia VoIP.  I VoIP Pbx in cloud, infatti, permettono all’azienda di fruire agevolmente di un’ampia gamma di servizi oltre ai Servizi Base (posto operatore, distribuzione automatica delle chiamate, gruppo di risposta, voicemail, musica in attesa, ecc.).  

Tra questi troviamo: i servizi di collaboration & mobility (integrazione fisso-mobile nativa, messaggistica interna, servizio di presence, conferenza multipla, condivisione schermo, integrazione con Teams, ecc.); i servizi di supervisione e controllo (analisi e reportistica del traffico, registrazione delle chiamate, portale web di gestione, ecc.); i servizi di telefonia professionale (call center integrato, terminali mobili IP Dect, consolle di gestione chiamate, ecc.). 

Limiti del centralino telefonico tradizionale  

Se si considera un centralino telefonico tradizionale, è facile identificare una serie di limitazioni che lo caratterizzano, sia dal punto di vista economico che tecnologico: 

• Poca Flessibilità, dato che il servizio è accessibile solo da postazioni fisse; 
• Soluzioni difficilmente scalabili, se si ha la necessità di aumentare le utenze connesse; 
• Difficoltà nell’istallazione di aggiornamenti sempre più frequenti; 
• Elevati costi di manutenzione, sia dal punto di vista economico che di risorse per team IT; 
• Alti costi di investimento iniziali per acquisto di HW e licenze SW; 
• Gestione dei dati totalmente a carico dell’azienda; 
• Sicurezza e qualità delle comunicazioni non garantita. 

Perché adottare una soluzione di centralino telefonico VoIP in cloud?  

Il VoIP Pbx, contrariamente, permette alle PMI di superare questi limiti. In primo luogo, si tratta di una soluzione più economica rispetto a un Pbx tradizionale. Il costo iniziale dell’investimento rappresenta uno degli ostacoli principali per l’ammodernamento delle tecnologie utilizzate dalle PMI. Scegliendo un VoIP Pbx in cloud, l’azienda elimina inoltre i costi associati all’acquisto, l’aggiornamento e la manutenzione dell’infrastruttura, che sono a carico del provider del servizio.  

I costi del servizio stesso, inoltre, sono calcolati in base all’utenze attive, che possono essere facilmente aggiunte o rimosse. Quella del VoIP Pbx in cloud è quindi una tecnologia altamente scalabile, in grado di evolvere al mutare dei bisogni dell’azienda. Il centralino, in aggiunta, può integrarsi con altri software già presenti in azienda e quindi facilitare la gestione dei flussi di lavoro.  

 Flessibilità e sicurezza: perché il VoIP Pbx in cloud conviene alle PMI  

La Digital Transformation, in atto ormai da un decennio, ha subito una tremenda accelerazione a partire dalla pandemia Covid-19 degli ultimi due anni. Le aziende hanno dovuto implementare ambienti di lavoro ibridi, che potessero consentire ai propri dipendenti di alternare attività in presenza a quelle esclusivamente svolte da remoto, in qualsiasi posto e in qualsiasi momento. Si è resa indispensabile quindi l’adozione di strumenti e tecnologie che supportano ambienti collaborativi di smart working, o semplicemente consentano l’accesso a dati e risorse aziendali quando e dove si rende necessario. 

L’aggiornamento costante della soluzione (di cui si occupa il provider), inoltre, aiuta a tenere sicuri i sistemi, mentre la differenziazione degli accessi e le credenziali personali forniscono all’azienda una maggiore sicurezza rispetto alla condivisione delle informazioni chiave. I dati, in aggiunta, sono crittografati e salvati in data center georidondanti, a garanzia sia dell’affidabilità del servizio che del rispetto delle normative vigenti in materia di dati sensibili.  

 VoIP Pbx in cloud: necessari per le PMI che vogliono stare al passo con l’innovazione 

In questo contesto, va da sé che l’adozione di un VoIP Pbx in cloud diviene uno strumento abilitatore per rispondere a tutte queste nuove esigenze. Questo consente, di fatto, anche a realtà aziendali meno strutturate e di dimensioni ridotte, di stare al passo con quelle maggiormente strutturate e quindi più “abituate” all’utilizzo di queste nuove tecnologie. 

Le previsioni relative ai i trend tecnologici che nei prossimi anni impatteranno la telefonia professionale, sottolineano come anche il mondo del cloud continuerà ad evolversi grazie a:  

1. L’Artificial Intelligence integrata nelle soluzioni di Unified Communication; 
2. Il 5G, che renderà le comunicazioni ancora più veloci; 
3. La Cyber Security, che diventerà un componente sempre più essenziale per la protezione delle comunicazioni; 
4. L’Aumento di soluzioni Unified Communication As-a-Service; 

Si può facilmente capire quindi, come l’adozione di un centralino VoIP Pbx in cloud sia essenziale per le PMI che vogliono proporsi al mercato come innovative e pronte a competere nel futuro.