Organizzazione e gestione degli spazi di lavoro

I cambiamenti che hanno interessato il modo di lavorare degli ultimi anni e le modifiche che hanno contribuito a variare le modalità in cui il mondo del lavoro si è organizzato nel periodo più recente hanno portato a due tendenze, coesistenti ma opposte.

Negli ultimi decenni le aziende hanno iniziato a sperimentare ambienti di lavoro condivisi che hanno il vantaggio di ottimizzare la gestione e l’organizzazione degli spazi, favorendo le relazioni fra i colleghi e la collaborazione fra coloro che lavorano ad un progetto comune. Ecco che quindi gli open space e gli spazi collaborativi si sono diffusi in maniera esponenziale per favorire questo nuovo modo di lavorare.

Di contro, lo smartworking ha portato alla nascita di luoghi di lavoro individuali e singoli, che ciascun dipendente ha ricreato all’interno delle mura della propria casa per far fronte ad una situazione in cui si sono dovuti completamente reinventare modi e spazi di lavoro per fronteggiare la pandemia.

Il ritorno in ufficio ha coinciso con un importante periodo di riflessione, durante il quale ci si è chiesti come conciliare l’importanza di creare spazi collaborativi con la necessità di garantire tranquillità e favorire la concentrazione.

Nuovi spazi di lavoro per nuovi modi di lavorare

Ecco che quindi sono nate nuove modalità di intendere gli ambienti, che ben sanno conciliare le esigenze che ogni ruolo e ogni mansione può richiedere. Sono iniziati a nascere degli spazi che, all’interno di aree e modalità di lavoro condiviso, consentono di ritagliarsi qualche ora per dedicarsi ad attività che richiedono calma e concentrazione. 

Si tratta di piccole sale riunioni ibride che sono dotate di tutto ciò che serve per connettersi con persone che non si trovano fisicamente nello stesso ambiente, oppure di piccoli uffici privati, o ancora di cabine insonorizzate per call e video call.

Qualsiasi sia l’organizzazione dello spazio, si tratta in ogni caso di soluzioni che hanno bisogno di strumentazione tecnologiche per poter vedere pienamente sfruttate tutte le proprie potenzialità.

Gli strumenti tecnologici che supportano l’operatività

La nascita di forme di lavoro ibrido, che vedono la coesistenza di giornate in ufficio e di giorni in cui si lavora da casa, hanno messo al centro il tema della raggiungibilità: esistono oggi dei sistemi telefonici virtuali che consentono di connettere ogni collaboratore in qualsiasi momento, ovunque si trovi, rendendo telefono fisso, mobile e pc un solo strumento di comunicazione aziendale.

Ugualmente, la moltiplicazione dei potenziali luoghi di lavoro rende necessario prevedere dei sistemi che possano aiutare a regolarne l’utilizzo: la soluzione smartiMeeting di Promelit è un sistema di prenotazione e gestione intelligente delle sale riunioni.

Presenta una suite integrata che facilita l’organizzazione dei meeting tramite un gestionale che si connette ai più diffusi calendar aziendali e rende possibile visualizzare tramite display che sono posizionati all’esterno delle sale tutti i dettagli relativi al loro utilizzo: stato di occupazione, informazioni sulla riunione in corso, programma della giornata.

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