Lo Smart Office e le soluzioni per i meeting del futuro

Il concetto di Smart Office è oramai divenuto un fattore chiave alla base di tutte le organizzazioni, che devono poter riuscire a coniugare il benessere psico-fisico dei propri dipendenti alle esigenze di una produttività sempre maggiore. Il mondo del lavoro è cambiato subendo una vera e propria rivoluzione, sia tecnologica che culturale, e con esso sono dovute cambiare anche le aziende.  A modificarsi soprattutto sono i processi e le tecnologie che li gestiscono, ma anche modelli organizzativi dell’impresa e, di conseguenza, anche gli spazi fisici.  

L’ufficio deve quindi diventare Smart, con spazi e tecnologie che rispondono alle esigenze di uno scenario lavorativo ibrido, dove sempre più attività si spostano dal mondo fisico a quello virtuale.  

Soluzioni smart per un nuovo workspace  

Il nuovo workplace deve offrire alle persone flessibilità e servizi dinamici mediante sistemi user-friendly ed efficienti che mantengano alta la produttività del team, sia che lavori in ufficio che da remoto. Nel contesto attuale di lavoro ibrido, le richieste dei dipendenti e le esigenze delle aziende sono cambiate ed è necessario dotarsi di spazi di lavoro collaborativi, configurabili e personalizzabili, e di soluzioni intelligenti per supportare incontri virtuali e coniugarli con quelli in presenza. 

Sempre più aziende adottano la scelta di ridurre le sedi distaccate, preferendo un unico spazio moderno e funzionale, con la volontà di favorire lo scambio e la collaborazione tra chi lavora in presenza e chi da remoto. Di conseguenza, l’organizzazione degli spazi operativi ha portato alla definizione di ambienti funzionali alle esigenze aziendali, dove lo spazio viene di fatto suddiviso in dipartimenti di lavoro calibrati sul numero di persone che lo dovranno occupare, sul tipo di attività svolta e sulle necessità di collaborazione. 

Le postazioni operative non sono assegnate ma allestite con la medesima funzionalità e finalità e suddivise in gruppi di diversa grandezza e variabili nel tempo, dove ciascun gruppo viene gestito da un team leader. 

Smart Office: un ambiente fluido e personalizzabile 

Viene creato un ambiente unico e fluido tramite l’utilizzo di percorsi con diverse funzioni, luoghi d’incontro e comunicazione che si integrano con gli spazi di lavoro. Lo Smart Office prevede quindi la compresenza di spazi comuni, formali o meno, progettati per massimizzare produttività e collaborazione. Aree per lavoro di gruppo, team desk, aree meeting, aree di brainstorming, spazi per conferenze e formazione, aree studiate per l’attività individuale e zone dedicate a telefonate riservate con postazioni tecnologiche che permettono di accomodarsi e usufruire di collegamenti Internet, ma anche aree break con cucina per pranzi veloci (dove poter improvvisare riunioni tanto informali quanto efficaci) e zone dedicate al relax. 

Le aziende hanno dunque ripensato gli ambienti di lavoro richiedendo nuovi e specifici layout, studiati sulle esigenze reali delle unità operative e dotati di arredi flessibili e riconfigurabili, prestando particolare attenzione alla: 

• gestione degli spazi condivisi  
• scelta dei materiali fonoassorbenti; 
• necessità di respirare aria pulita e sana negli ambienti indoor; 

In definitiva quindi, il concetto di Smart Office ha permesso di passare dal layout tradizionale di “ufficio” legato alla scrivania al nuovo concept di ufficio con layout basato sull’attività. 

Dallo Smart Office al Digital Workplace 

Lo Smart Office evolve e si compenetra con il Digital Workplace, un ambiente digitale di lavoro che offre agli utenti un accesso centralizzato a tutti gli strumenti e le informazioni necessarie per lo svolgimento delle loro funzioni all’interno dell’azienda. Si presenta come una versione digitale dell’ufficio fisico o della sala riunioni. L’ufficio digitale è una piattaforma collaborativa che unisce le principali risorse utilizzate dall’azienda, come le e-mail, la messaggistica istantanea, i social media, i software “gestionali” e quelli per la gestione dei documenti. A seconda delle particolari caratteristiche, lo Smart Office e il Digital Workplace possono anche integrare specifiche applicazioni aziendali, adattandosi così alle esigenze di ogni organizzazione. 

In questo scenario lavorativo ibrido, si svolgono sempre più remote meeting al posto degli incontri fisici, dove le sale riunioni sono collegate con altri uffici o con il personale che lavora in remoto. Anche le sale riunioni devono essere quindi ripensate, negli ambienti fisici e nelle tecnologie impiegate, sia per la gestione vera e propria delle riunioni (anche da mobile) che per l’organizzazione della sala, ad esempio tramite l’ausilio di monitor interattivi che integrano le funzioni di proiezione a quelle di lavagna e di condivisione degli schermi dei partecipanti. 

Diretta conseguenza dell’evoluzione del paradigma di Cloud computing, il Digital Workplace è una soluzione complessa che deve andare ben al di là del concetto dei portali aziendali e delle suite commerciali per la produttività (come possono essere Office 365, G-Suite, ecc). Queste ultime, infatti, si limitano a fornire accesso a una varietà di applicazioni e a un ambiente di lavoro collaborativo, senza però garantire l’interconnessione e l’integrazione tra i vari strumenti. 

L’ufficio digitale invece, per essere considerato davvero “Smart”, deve risultare come uno spazio di lavoro virtuale unificato e fondato su due principi fondamentali: l’integrazione dei dati e la collaborazione tra gli utenti. 

Senza queste due caratteristiche imprescindibili, non si può parlare realmente di ambienti Smart Office. 

Anche per questo sempre più aziende hanno scelto di adottare soluzioni di Unified Communication and Collaboration in cloud (UCaaS), che forniscono ai lavoratori, sia in sede che da remoto, tutti gli strumenti e le funzionalità di cui hanno bisogno. Da una gestione unificata dei canali di comunicazione aziendali a videoconferenza, condivisione di file, gestione delle presenze e molto altro. Un elemento centrale dei nuovi modelli di lavoro in questo senso è costituito dal centralino in cloud, che grazie alla connaturata flessibilità e ai numerosi elementi customizzabili permette di efficientare al meglio comunicazione e collaborazione in qualsiasi frangente. 

I meeting del futuro 

Inoltre, con il remote working gli ambienti domestici ereditano funzioni lavorative che prima non gli appartenevano. Ne consegue che sia cambiata la percezione dell’ambiente in cui ci si trova a lavorare, perché viviamo questi ambienti in orari che prima prevedevano la presenza fisica in ufficio. E anche qui devono essere le aziende a saper ascoltare e rispondere alle esigenze della forza lavoro, affidandosi proprio a quelle tecnologie che permettono di combinare produttività e continuità lavorativa a una maggiore flessibilità e valorizzazione della forza lavoro.