Con la diffusione del lavoro da remoto, la gestione sale riunioni rappresenta uno degli aspetti con cui le imprese devono fare i conti. Molte PMI infatti hanno rivisto l’organizzazione degli spazi fisici, e la digitalizzazione di molti processi lavorativi ha fatto sì che attività che un tempo si svolgevano in presenza ora vengano effettuate da remoto.

Per le PMI, soprattutto, questa è un’opportunità di rimuovere le barriere di accesso (più delle volte di natura economica) alle tecnologie e adottare modelli lavorativi che promuovano efficienza e innovazione.

Tuttavia, mentre molte attività si sono spostate nel virtuale, persiste la necessità di incontrarsi e confrontarsi con colleghi e clienti in presenza. Ma spesso non è possibile avere “in casa” una o più sale riunioni, la scelta di spazi condivisi unisce il bisogno di avere disponibilità di luoghi dedicati alle riunioni a quello di riduzione dei costi.

 

Gestione sale riunione: un’esigenza in crescita per le PMI

La gestione sale riunioni, per le aziende che operano in spazi di coworking o in ambienti condivisi, quindi può risultare una vera e propria sfida. Ma di qualsiasi dimensione sia l’impresa, la gestione delle sale riunioni è un aspetto cruciale per il corretto svolgimento delle operazioni quotidiane.

Ciò comporta che anche i fornitori di tecnologie devono prendere in esame questo aspetto, fornendo ai propri clienti soluzioni che li aiutino ad affrontare questa sfida. Soluzioni che devono essere complete, aggiornate in tempo reale e facili da usare.

A questi bisogni risponde Promelit con smartiMeeting, il sistema di prenotazione e gestione intelligente di spazi condivisi come sale riunioni, spazi di coworking, conference room, aule di formazione.

 

SmartiMeeting, la suite di Promelit dedicata alla gestione sale riunioni

SmartiMeeting è la suite di Promelit progettata per rendere davvero agile la gestione degli spazi di lavoro. La suite permette di prenotare, con un semplice click, sale riunioni, postazioni di lavoro e spazi condivisi di formazione.

Promelit, inoltre, mette a disposizione un’ampia gamma di display intelligenti che sfruttano tecnologie diverse a seconda dei bisogni dell’azienda (E-ink di grande formato da 7,5″ a 12.5’” o tecnologia LCD smart tablet).

Display che, posizionati all’esterno delle sale riunioni, permettono di visualizzare lo stato di occupazione della sala e mostrare tutte le informazioni relative alla riunione in corso o alle successive. Inoltre la tecnologia E-ink è completamente wireless in quanto i display, alimentati a batterie, non richiedono cavi di alimentazione e possono essere installati elegantemente in qualsiasi postazione.

Il nome della sala, il giorno corrente, l’orario di inizio e di fine incontro, l’oggetto dell’incontro, il nome dell’organizzatore e le eventuali prenotazioni successive, grazie a smartiMeeting tutte le informazioni sono disponibili e aggiornate in tempo reale.

 

Integrazione con i principali calendar per un lavoro davvero smart

Essendo una soluzione basata su API Web, smartiMeeting è nativamente integrata con i principali Calendar (MS Exchange, Office 365, Gsuite). Consente, inoltre, integrazioni efficaci anche con software di gestione prenotazioni sale specifici.

Caratteristiche che permettono agli utenti di poter usufruire di una serie di funzionalità, tra cui:

  • visualizzare gli spazi disponibili
  • fissare le riunioni
  • prenotare le sale riunioni
  • inserire l’oggetto del Meeting
  • inviare l’invito ai partecipanti

L’interfaccia Web, inoltre, permette di visualizzare in real-time informazioni importanti per la gestione delle sale riunioni. Consente, tra le tante altre funzionalità, di controllare il funzionamento dei display, i template attivi, il calendario prenotazione, lo stato delle batterie e il segnale WiFi.

 

Una soluzione che si adatta alle esigenze di qualsiasi PMI

Perché includere smartiMeeting di Promelit nell’offerta ai clienti? SmartiMeeting è una suite che rende estremamente facile e immediato il controllo delle sale riunioni.

Si tratta di una soluzione completa che consente di affrontare tutti gli aspetti inerenti alla gestione delle sale riunioni a distanza e in tempo reale. Inoltre, è una soluzione che risponde alle esigenze delle PMI in molteplici ambienti: dagli uffici, agli hotel, alle sale congressi, le università e molto altro.

 

smarti cloud

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