SmartiMeeting: la soluzione intelligente per la gestione e la prenotazione degli spazi

La gestione intelligente degli spazi è una necessità che accomuna realtà molto diverse tra loro: coworking, università, studi medici, sale congressi o ristoranti, musei, gallerie d’arte o sale d’asta. Tutti quei luoghi, insomma, in cui è importante o opportuno poter analizzare in tempo reale tutte le informazioni riguardo lo stato di occupazione delle sale e degli spazi condivisi.

La spinta all’innovazione: dal taglio dei costi alle nuove modalità organizzative

Un’esigenza, quella di razionalizzare gli spazi, che a seconda dei contesti è necessaria per ragioni diverse, ma che alla base ha la necessità di ridurre i “tempi di non utilizzo”, con conseguente taglio dei costi di gestione, e le nuove modalità di organizzazione del lavoro concentrate sul raggiungimento degli obiettivi e sullo slegare le persone dalla postazione fisica.

Esigenze decisamente attuali, a cui i provider tecnologici devono dare risposta con soluzioni flessibili e immediate, sia in termini di semplicità d’uso, sia in termini di aggiornamento. In questa direzione va smartiMeeting, il sistema di prenotazione e gestione intelligente degli spazi proposto da Promelit che, attraverso l’uso di display intelligenti, mostra in real time tutte le informazioni riguardo lo stato di occupazione delle sale riunioni e degli spazi condivisi. Ma non solo.

Tutte le informazioni che servono

La suite permette infatti di prenotare, con un semplice click, sale riunioni, postazioni di lavoro e spazi condivisi di formazione, e mostra queste informazioni attraverso un’ampia gamma di display intelligenti che sfruttano tecnologie diverse a seconda delle necessità del committente (e-ink di grande formato da 7,5″ a 12.5’” o tecnologia LCD smart tablet). Display che, posizionati all’esterno degli spazi nelle università, negli studi medici o nelle sale riunioni, hanno una loro eleganza, ma soprattutto permettono di visualizzare lo stato di occupazione della sala e mostrare tutte le informazioni che si vogliono comunicare anche attraverso qrcode. Dal programma delle lezioni e gli orari di ricevimento del docente in aula, alla scansione delle sessioni di allenamento o dei meeting. Quindi pacchetti di informazioni cospicui che possono essere utilizzate anche per rimandare a siti o pagine di approfondimento più corpose.

Zero manutenzione e risparmio energetico

Vale la pena soffermarsi sulla tecnologia e-Ink utilizzata in tutti i display smartikette: si basa su un processo fisico che permette di comporre l’immagine in tricromia (rosso, nero, bianco) alimentando il display solamente nel momento in cui è necessario cambiare l’informazione, a differenza degli schermi LCD l’immagine fissa non consuma energia. Questo fa sì che le batterie durino 5 anni, azzerando di fatto la manutenzione. Anche il trasferimento delle informazioni verso il display avviene in modalità wireless, quindi l’installazione è semplificata per l’assenza di cavi e anche l’estetica ne guadagna.

Il dono dell’interoperabilità

Altro fattore chiave e distintivo è l’interoperabilità della soluzione che, essendo basata su API Web non solo è nativamente integrata con i principali Calendar (MS Exchange, Office 365 e Gsuite), ma si integra facilmente anche con i più specifici software di gestione prenotazioni sale. In questo modo, lato utente, disponendo di un account vi è la possibilità di visualizzare gli spazi disponibili, gestire gli appuntamenti, prenotare le sale riunioni, inserire l’oggetto dell’incontro e invitare i partecipanti.

Mentre la dashboard di controllo complessiva dà la possibilità di gestire tutti gli schermi smartiMeeting direttamente dal PC o da smartphone, controllando dal portale web o dall’APP dedicata il funzionamento dei display, lo stato di occupazione delle sale, il calendario delle prenotazioni, tutte le informazioni e il programma sala per sala oltre al layout dell’etichetta, i nominativi dei partecipanti agli eventi, inclusi i nomi sui cavalieri, il livello delle batterie e la copertura radio.

In sostanza smartiMeeting è una soluzione completa, praticamente priva di manutenzione, facile da utilizzare, fortemente scalabile e flessibile, in grado di rispondere alle esigenze di istituzioni e di imprese di tutte le dimensioni.