Pbx cloud: perché è il momento di venderlo alla PA

Avere a che fare con un PBX in cloud vuol dire avere a disposizione uno strumento particolarmente interessante per amministrazioni pubbliche e aziende. Una centrale telefonica privata virtualizzata in cui la connessione verso la rete telefonica pubblica avviene mediante linee VoIP (Voice over IP) e che adottala medesima tecnologia anche per collegare tutti gli interni, in qualsiasi sede si trovino. In pratica una soluzione adatta a PA e aziende che si trovano a esternalizzare il servizio di fonia professionale verso un fornitore specializzato e ad acquisirne il servizio mediante il pagamento di un canone ricorrente.

Un canone per tutti i gusti

Il canone è omnicomprensivo, infatti copre tutti gli aspetti del servizio telefonico togliendo alla PA ogni preoccupazione relativa. L’intelligenza che gestisce le comunicazioni risiede in un Server collocato in una struttura ultra protetta e ridondata, le linee viaggiano sulla rete internet che a sua volta può essere ridondata o duplicata per maggiore sicurezza, i telefoni tradizionali sono di proprietà del fornitore dei servizi che, se necessario, li sostituisce in 24 ore e il traffico telefonico nazionale è prepagato, senza sorprese in bolletta.

PBX cloud: la flessibilità al comando

Una soluzione intelligente di cui nella PA c’è bisogno non solamente per una questione di costo, che di per sé sarebbe già molto, ma anche perché il cloud PBX, rispetto ai centralini tradizionali, presenta importanti vantaggi anche in termini di flessibilità e di qualità del servizio.

Un esempio tra tutti potrebbe essere rappresentato dallo slogan, speso abusato: “si paga solo quello di cui si ha veramente bisogno”, che in questo caso diventa reale perché la virtualizzazione garantisce una rapida ed enorme scalabilità che permette di rispondere tempestivamente alle necessità del territorio.

La variabilità delle presenze, per esempio, è un elemento cruciale per molte località turistiche che faticano a dimensionare i loro servizi su un’utenza stagionale che è presente solo per brevi periodi dell’anno. Bene, una qualsiasi località turistica può aumentare la sua capacità di risposta nei periodi di picco, senza doversi necessariamente sobbarcare costi fissi o di infrastruttura per 12 mesi.

Pbx cloud: una questione di scalabilità

Scalabilità che rappresenta anche uno strumento di libertà e che si ritrova anche nelle scelte tecnologiche, dal momento che le soluzioni virtuali non costringono i clienti ad avere a che fare con hardware, né con contratti di manutenzione o assistenza tecnica che possono portare all’interruzione del servizio in caso di aggiornamenti o a incorrere in possibili guasti e falle nella sicurezza informatica.

Da un punto di vista tecnologico, inoltre, un sistema in cloud offre funzionalità innovative eliminando completamente le barriere tra postazioni fisse e mobili, tra smartphone e computer che sono indifferentemente connessi e raggiungibili come un telefono tradizionale. Inoltre consente di far confluire più “numeri”, magari già noti ai cittadini, su un unico punto di risposta o addirittura su un contact center.
Vantaggi enormi soprattutto per quei comuni o quelle pubbliche amministrazioni “diffuse” che possono centralizzare, con semplicità, senza lanciarsi in costose e faticose campagne di informazione sulla presenza di nuovi numeri.

UX e flessibilità

Servizi più flessibili, più contemporanei e vicini ai cittadini, utili a modernizzare la Pubblica Amministrazione in un momento in cui la spinta alla digitalizzazione è voluta e sostenuta attraverso ingenti finanziamenti da istituzioni nazionali ed europee. Funzionalità inoltre in grado di sburocratizzare l’accesso ai servizi e aumentare l’attrattività di quei comuni, come quelli delle aree interne del Paese, che proprio per mancanza di servizi stanno perdendo cittadini e cervelli.

I centralini in cloud possono aumentare i touch point e i device da agganciare fornendo una comunicazione in cui la UX si avvicina a quella sperimentata dai cittadini nella loro quotidianità dove il telefono rappresenta una vera e propria piattaforma di comunicazione che dà accesso a diversi strumenti.

Dal punto di vista della flessibilità c’è la possibilità di aggiungere (o togliere) funzioni premium, tutti processi che possono essere configurati e gestiti da remoto dal provider o dal rivenditore senza arrecare disagio all’utente finale.

Per una amministrazione questo vuol dire dimenticarsi della parte di sviluppo e aggiornamento IT che viene demandata al fornitore e dev’essere solo governata. Soluzione molto utile soprattutto in un contesto che cambia molto velocemente e che diversamente richiederebbe investimenti e formazione continua. Ancora una volta questo vuol dire che le PA possono tenere agilmente il passo delle “applicazioni” consumer cioè di quelle soluzioni che i cittadini sono abituati a utilizzare nella vita di tutti i giorni.

Inoltre, tornando alle funzionalità premium, o aggiuntive c’è quella dell’Interactive Voice Response, attraverso la quale gli utenti ricevono tutte le informazioni utili relative all’ufficio contattato. Dagli orari di apertura all’interno di riferimento per ogni singolo servizio specifico, un modo per essere più vicini ai cittadini e per evitare lunghe e faticose peregrinazioni virtuali a caccia del punto di contatto corretto.

Ultima nota, queste soluzioni sono state progettate per essere user friendly, e per non richiedere alcuna particolare formazione. Così, partendo dal presupposto che l’unica tecnologia utile è quella che viene veramente utilizzata, il passaggio al centralino in cloud appare immediato anche per i dipendenti, che devono solo familiarizzare con i nuovi strumenti.