Cloud UCC: 5 errori comuni nelle imprese italiane

Mail, messaggi, chat, videochiamate, condivisione di documenti: ecco quali sono gli strumenti fondamentali per poter gestire l’operatività di un’azienda. Diverse modalità che permettono di raggiungere e ottenere lo stesso obiettivo: mettere in relazione le persone, creare connessioni, favorire la condivisione. 

Riuscire ad integrare questi strumenti in una sola piattaforma rappresenta, oggi, una delle sfide più importanti per chi, oggi, ha la necessità di connettere gli elementi che devono concorrere a far lavorare uno stesso ingranaggio: un’azienda. Tuttavia, secondo l’Osservatorio del Politecnico di Milano, il 60% delle PMI utilizza almeno due piattaforme di comunicazione. Che cosa ci riesce a dire questo dato? Due cose: che le aziende stanno iniziando a comprendere l’importanza di semplificare l’operatività, ma che ancora non sono riuscite a portare a termine questo processo. Far convivere due sistemi diversi genera complessità, riduce la produttività e impedisce di efficientare i costi.

Scegliere i sistemi Cloud UCC: come evitare errori

La soluzione? I sistemi Cloud UCC – Unified communication and collaboration – che permettono di integrare tutti gli elementi in unico ambiente. Si tratta di un approccio che può ridurre i costi fino al 30% e semplificare sensibilmente i flussi di lavoro. Vediamo ora insieme perché ci sono ancora così tante imprese che non riescono a sfruttarne appieno le potenzialità, compiendo errori che ne limitano i benefici.

Scopriamo insieme quali sono i cinque più frequenti.

• frammentare gli strumenti: come abbiamo visto, capita spesso che le imprese tendano ad adottare piattaforme diverse per ogni esigenza. E questo non risulta in altro che una giungla di abbonamenti che impediscono di gestire i dati in un unico contenitore, rendendo quindi impossibile la coerenza in termini di sicurezza e governance. Centralizzare invece le comunicazione in un’unica piattaforma permette di aumentare la produttività e l’efficienza, contenendo i costi
• sottovalutare l’infrastruttura: scegliere di adottare un sistema cloud richiede anche di assicurare il supporto di una rete adeguata. Linee internet lente oppure instabili limitano notevolmente l’efficienza di avanzati sistemi di Unified Communication. Per questo, prima di adottare un sistema Cloud UCC bisogna verificare banda, stabilità e qualità del servizio internet
• isolare l’UCC da CRM e ERP: considerare l’UCC come un canale isolato, slegato rispetto ai processi core, è un errore molto comune. Immaginiamo un call center che non integra automaticamente nel CRM le chiamate ricevute: ogni operatore si trova a dover inserire manualmente i dati, impiegando tempo e aprendosi a possibilità di errore. È l’integrazione completa fra i vari strumenti aziendali ciò che trasforma la comunicazione in un vero valore per il business
• trascurare le persone: formare i dipendenti e portarli ad apprezzare i vantaggi che la nuova piattaforma può offrire al loro lavoro è essenziale per rendere naturale l’adozione di nuovi sistemi. Quando le aziende non offrono un piano di formazione ed accompagnamento che aiuti le persone a conoscere e comprendere l’uso corretto del Cloud UCC capita spesso che i dipendenti continuino ad utilizzare gli strumenti informali ai quali erano abituati, vanificando ogni investimento 
• ignorare sicurezza e compliance: conversazioni, registrazioni e documenti sono alcuni dei dati che vengono gestiti dai sistemi Cloud UCC; per questo, è essenziale scegliere un prodotto che possa prevedere crittografia, backup e gestione degli accessi nel pieno rispetto delle normative

Abbiamo visto insieme quali sono gli errori principali che impediscono di sfruttare il vero potenziale del Cloud UCC. Le imprese che invece hanno saputo centralizzare le proprie comunicazioni, investire in infrastruttura, integrare i processi, formare le persone e garantire la sicurezza sono riuscite ad ottenere vantaggi reali e un miglioramento tangibile della produttività. 

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