Soluzioni integrate: telefonia, digital signage e gestione sale riunioni

Riunione, meeting, allineamento, brainstorming: qualunque sia la parola che si sceglie per definire il tempo che un gruppo un persone trascorre insieme per discutere di tematiche di lavoro, ci si riferisce ad un’attività che occupa una parte importante delle giornate dei professionisti.

Una ricerca della Harvard Business Review ci dice che già nel 2017 un dirigente trascorreva mediamente 23 ore a settimana in riunioni, rispetto alle 10 ore degli Anni Sessanta. Secondo un’analisi di Microsoft, oggi ogni dipendente spende in media 8 ore partecipando ad incontri, arrivando quindi ad una intera giornata lavorativa su una settimana di 40 ore.

Ci sono, poi, studi che ci raccontano quali sono i benefici tangibili che una sala riunioni progettata in maniera efficace ed efficiente possono apportare alla produttività di un gruppo di lavoro: si va dall’aumento della produttività alla riduzione dei costi operativi, passando per un migliore utilizzo degli spazi.

Ecco perché è così importante accertarsi che questi spazi, che rappresentano i luoghi in cui si prendono decisioni, si costruiscono relazioni e si compiono scelte strategiche, siano supportati da tecnologie che garantiscano efficacia ed efficienza, precisione e qualità dell’esperienza. 

Oggi, grazie alla possibilità di utilizzare sistemi integrati che combinano telefonia in cloud, digital signage e strumenti per la gestione automatizzata delle prenotazioni, le sale riunioni si trasformano in hub intelligenti capaci di ottimizzare tempi, risorse e modalità di comunicazione.

Le soluzioni integrate per le sale riunioni

Un sistema di telefonia in cloud può rappresentare, oggi, una vera piattaforma di orchestrazione per la gestione delle sale riunioni. SmartiCloud consente infatti di:

• gestire le conferenze in modo centralizzato, con collegamenti immediati con numeri interni ed esterni
• attivare meeting audio o video accedendo ai contatti direttamente dal calendario aziendale
• ricevere notifiche automatiche legate alla disponibilità delle sale 

Rappresenta quindi un nodo centrale tra la tecnologia della sala e l’agenda delle persone che partecipano all’incontro.

I sistemi di prenotazione sale come smartiMeeting consentono invece di organizzare centralmente la gestione delle sale meeting con un semplice click. La piattaforma permette di visualizzare lo stato di occupazione delle sale ed invia agli schermi che sono posizionati al loro esterno tutte le informazioni relative agli eventi che ciascuno spazio ospiterà.

Insieme a questo sistema, un tool che risulta particolarmente efficace sono i monitor del digital signage, che possono essere posizionati in posizioni strategiche all’interno degli spazi per veicolare messaggi ed informazioni che aiutino gli ospiti ad orientarsi: un messaggio di benvenuto all’ingresso, il calendario delle attività della giornata, indicazioni per raggiungere le sale. 

Si tratta di quindi di sistemi, dalla telefonia in cloud agli strumenti per la prenotazione delle sale passando attraverso gli schermi del digital signage, che creano le premesse perfette per gestire ed ospitare riunioni, incontri e meeting che siano quanto più efficaci ed efficienti.      

La tecnologia diventa così la modalità che permette di mettere in rete le funzioni che contano: comunicare, incontrarsi, decidere. Facendolo nel migliore dei modi possibili.

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