Hybrid workplace: 3 tecnologie che stanno cambiando gli uffici

L’hybrid workplace è il nome del new normal del mondo del lavoro contemporaneo. Dopo l’accelerazione dello smart working causata dal Covid-19 e il tentativo di ritornare successivamente al periodo pre-pandemico in diverse organizzazioni, soprattutto nell’ambito della pubblica amministrazione, emerge una via di mezzo tra i due modelli di collaborazione. Secondo un recente rapporto di Accenture, i lavoratori preferiscono questa forma nell’83% dei casi, sebbene si assista a un orientamento contrario da parte delle aziende che mirano a ridare centralità all’ufficio. In realtà, le analisi condotte da Accenture nel 2021 e 2022 hanno dimostrato che produttività e benessere individuale non sono in contraddizione, ma complementari. Da qui l’esigenza di dover creare un ambiente favorevole per le persone, indipendentemente dalla loro posizione fisica. L’hybrid workplace cerca di realizzare questa esigenza con l’ausilio di soluzioni e servizi innovativi che qualsiasi produttore e rivenditore di tecnologie deve conoscere, pena rimanere fuori da un mercato che tenderà a crescere sempre di più nei prossimi anni. 

Le tecnologie a fondamento dell’hybrid workplace 

Va sottolineato in anticipo che non basta identificare le giuste tecnologie per trasformare uno spazio di lavoro classico in un hybrid workplace. Occorre un ridisegno organizzativo su cui innestare strumenti evoluti che abilitino processi snelli a prescindere dal luogo in cui i dipendenti svolgono le loro attività quotidiane. Ciò premesso, ecco le principali tecnologie che non possono mancare negli uffici “ibridi” del futuro. 

1. Cloud e sicurezza, i pilastri del lavoro “ibrido” 

Le tecnologie che verranno illustrate più avanti, e che ormai appartengono al patrimonio di strumenti ampiamente in uso tra una vasta platea di worker, si basano sul paradigma del cloud computing. Senza questa infrastruttura, attingere a svariati software e tool diventa praticamente impossibile. Motivo per il quale lungo la catena di fornitura, che va dal cloud provider alla software house fino al system integrator, i vari player non possono più prescindere dalla “nuvola”. Così come non è nemmeno realistico prescindere da un approccio alla sicurezza che vada oltre la semplice VPN (Virtual Private Network) per abbracciare metodi di accesso remoto più affidabili, come ad esempio lo zero-trust, proposti nei nuovi scenari della cyber security applicata alla superficie estesa dell’hybrid workplace. 

2. Unified communications and collaboration 

Con l’espressione Unified communications and collaboration (UCC) ci si riferisce all’uso combinato di soluzioni che comprendono e-mail, messaggistica istantanea, videoconferenza, condivisione di documenti digitali dovunque ci si trovi e, ovviamente, sistema voce e telefonia. Quest’ultima non può più essere gestita attraverso dei centralini tradizionali, ma necessita di moderni PBX VoIP che possono essere impiegati sia in sede sia come estensione mediante smartphone. E questo proprio nello spirito dell’hybrid workplace, vale a dire senza soluzione di continuità tra postazione in ufficio e collegamento a distanza. A renderlo possibile, l’infrastruttura cloud-based sottostante che abbatte i vincoli di spazio rispetto a un apparato telefonico di vecchia generazione. 

3.Gestione degli spazi nell’hybrid workplace 

Gli spazi dell’hybrid workplace non sono più come quelli di un tempo, che si basavano cioè su una suddivisione standardizzata e poco flessibile degli ambienti. Adesso devono prevedere una modularità fluida per il passaggio da postazioni singole a meeting room, da aule dedicate alla formazione ad altre riservate all’incontro con i clienti. Oggi tutto questo è reso semplice tramite applicazioni che consentono di visualizzare in tempo reale le aree disponibili, di prenotare le location, di fissare le riunioni o di invitare altre persone a partecipare a un momento di lavoro comune. L’accessibilità di queste informazioni può avvenire da desktop, da device mobile o anche attraverso display intelligenti collocati in posizioni strategiche all’interno dell’edificio. L’hybrid workplace, in questo modo, può poggiarsi su tecnologie che fanno da snodo per conferire quel dinamismo che distingue questo modello da quelli che l’hanno preceduto e che con il tempo tenderanno a essere abbandonati.