Trasforma la pausa estiva in un’opportunità: 5 automazioni di centralino che ti fanno risparmiare tempo

Sono più di due terzi gli italiani che scelgono il mese di agosto per andare in ferie; molte piccole e medie imprese, così come tanti studi professionali, decidono di concentrare il periodo di chiusura aziendale nelle due settimane centrali di agosto, con un picco importante nei giorni vicini a Ferragosto. Secondo l’ISTAT e le principali piattaforme turistiche, pertanto, emerge chiaramente che il Belpaese sembra fermarsi, ogni anno, dal 5 al 25 agosto, spostandosi finalmente in vacanza. 

Cambiando però prospettiva, uno studio condotto da Zendesk ha rilevato che, quando si mette in contatto con un’azienda, il 76% dei clienti si aspetta una risposta entro 24 ore. In qualunque momento dell’anno. Se questo non avviene, può nascere un sentimento di fastidio e frustrazione che diventa capace di minare un rapporto costruito con pazienza in anni.

Se consideriamo infatti anche una ricerca di Salesforce, che segnala che l’80% dei clienti valuta l’esperienza globale con un brand – e non soltanto un prodotto o un servizio – ecco che diventa chiaro che sia necessario trovare il modo per dare sempre un riscontro ai clienti che lo chiedono.

Perché l’assenza di una risposta può generare una cattiva percezione dell’azienda e portare un cliente a rivolgersi ad un concorrente.

Come conciliare però le esigenze dei lavoratori con le richieste dei clienti? Vediamo quale può essere il ruolo dei sistemi di telefonia in cloud.

Le automazioni della telefonia in cloud

I sistemi di telefonia in cloud sanno offrire strumenti efficienti ed efficaci che riescono a mantenere un livello di servizio elevato e hanno la capacità di offrire il supporto che i clienti richiedono.

Riescono a trovare la modalità perfetta per comunicare con il mondo esterno anche quando chi si trova all’interno non c’è. Permettono di far sapere ai clienti che quando l’azienda è chiusa qualcuno si occuperà della sua esigenza e che c’è un canale di contatto sempre aperto in caso di emergenza.

Si tratta quindi di un tipo di comunicazione che rappresenta un segnale di cura, attenzione e affidabilità che riesce a rafforzare la relazione di fiducia tra l’azienda e il cliente.

Vediamo ora 5 automazioni che si possono impostare per tenere aperta la comunicazione con i clienti durante la chiusura: 

• messaggio vocale per comunicare le ferie: bisogna preparare un informativa chiara che fornisce indicazioni sulle date di chiusura, sulle modalità di contatto e su un riferimento per le urgenze.
• risponditore automatico con menu guidato: è importante impostare un sistema che sappia organizzare le chiamate in base alle esigenze del cliente, come amministrazione, vendite e supporto tecnico. Il risponditore può fornire messaggi diversi in base alla scelta effettuata dal cliente, indirizzare verso la segreteria corretta, deviare soltanto le reali urgenze.
• deviazione selettiva delle chiamate urgenti: può rivelarsi un importante aiuto creare regole intelligenti per riuscire a filtrare le chiamate critiche che hanno bisogno di un intervento personalizzato e inoltrarle al dipendente che è in quel momento reperibile.
• messaggi automatici via SMS, chat o email: è fondamentale creare l’invio automatico di messaggi a tutte le chiamate che non ricevono risposta in modo da fornire informazioni sulla chiusura, link ad una pagina con le informazioni di contatto e promemoria che la richiesta verrà evasa tempestivamente alla riapertura.
• segreteria vocale con trascrizione automatica: si può utilizzare una funzione che permette di trascrivere ed inviare via mail al referente i messaggi che vengono lasciati in segreteria per riuscire a monitorare le urgenze senza dover ascoltare le registrazioni e organizzare le richieste in modo efficiente al rientro.

Si tratta di semplici accorgimenti che permettono di mettere in atto delle modalità operative che consentono di rispettare il tempo di riposo dei dipendenti e di continuare a prendersi cura dei clienti anche durante il periodo delle ferie.

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