Comunicare nei periodi di chiusura aziendale: strategie e strumenti

Sono diversi gli studi che ci permettono di avere un’idea del flusso di comunicazioni che un professionista gestisce ogni giorno durante la sua giornata. Secondo l’Email Statistics Report, sono più di 100 le email che un lavoratore d’ufficio riceve ogni giorno; a queste si aggiungono tra i 20 e i 40 messaggi istantanei su diverse piattaforme e circa 15-25 telefonate quotidiane, secondo stime riportate dall’Harvard Business Review.

La sola gestione delle email può assorbire fino al 28% del tempo lavorativo, fino a 2,5 ore ogni giorno: ecco che cosa ci dice il McKinsey Global Institute a questo proposito.

Se gestire questa pressione comunicativa può essere impegnativo durante una normale giornata dedicata all’attività lavorativa, ecco che durante i periodi di chiusura aziendale far fronte a questa continua richiesta di informazioni e risposte può diventare impossibile.

Ci sono poi degli studi che ci dimostrano, ancora una volta, quanto le aspettative dei clienti siano sempre più elevate. Secondo uno studio, più del 60% dei clienti è disposto a cambiare fornitore dopo una sola esperienza negativa con il servizio clienti, mentre il 45% dei consumatori sembra disposto a cambiare brand se sperimenta interruzioni al servizio nei momenti critici. Infine, si stima che tempi di risposta lenti possano aumentare il tasso di abbandono dei clienti fino al 15%.

Cosa ci dicono questi dati? Che garantire una presenza comunicativa continua ed efficace rappresenta un’esigenza cruciale per ogni azienda che vuole mantenersi sempre competitiva in un mercato in continua evoluzione.

Come coniugare le esigenze dei dipendenti con le necessità aziendali?

Rispettare il tempo di riposo dei dipendenti è oggi una priorità strategica: il work-life balance impatta sulla produttività, sul benessere e sulla fidelizzazione del personale. Studi dell’Harvard Business Review dimostrano che i collaboratori che riescono a disconnettersi completamente dal lavoro nei periodi di chiusura riescono a garantire performance migliori, possono vantare un livello maggiore di soddisfazione e creano un minore turnover.

Allo stesso tempo, è fondamentale mantenere relazioni costanti con i clienti: ignorare una richiesta o non avere la possibilità di offrire alternative durante i periodi di chiusura può generare frustrazione, calo di fiducia e diminuzione delle opportunità commerciali.

Come comunicare durante la chiusura aziendale?

Esistono oggi strumenti e tecniche efficaci che permettono di coniugare la necessità di gestire la comunicazione con i clienti durante i periodi nei quali la normale attività è sospesa con l’esigenza di rispettare il tempo libero di dipendenti e collaboratori.

Vediamoli insieme: 

• messaggi di cortesia preregistrati, per fornire informazioni su alternative di contatto, link utili o informazioni sulla riapertura
• IVR o sistemi intelligenti di risposta automatica, per smistare le richieste urgenti verso numeri di telefono o indirizzi email di reperibilità
• segreterie virtuali o voicemail, che consentono di tenere traccia di ogni messaggio
• email autoresponder personalizzati, con riferimenti temporanei o contatti alternativi
• chatbot integrati sul sito o su sistemi di messaggistica, che sono programmati per fornire risposte durante l’assenza del team.

In questo ambito, i sistemi di telefonia in cloud consentono di implementare queste soluzioni in modo semplice e flessibile.

Le principali caratteristiche che sanno offrire includono:

• gestione centralizzata delle comunicazioni vocali
• scalabilità immediata durante i picchi di traffico
• accesso da qualsiasi dispositivo per garantire reperibilità selettiva e controllata
• integrazione con CRM e strumenti digitali per mantenere traccia delle richieste
• IVR e messaggi programmabili senza necessità di hardware fisico

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