Smart Working e comunicazione a distanza: strategie per il successo

Se pensiamo a quale sia il significato letterale dell’espressione smart working, ecco che ci rendiamo subito conto di come si tratti di una modalità di lavoro intelligente che permette di trovare un ottimo work-life balance, coniugando in modo ottimale il raggiungimento degli obiettivi professionali con le esigenze della propria vita personale.

Se è vero che i vantaggi di questo modo di lavorare sono innegabili, è anche vero che si tratta di una modalità per gestire le attività professionali che necessita di una nuova organizzazione e nuovi strumenti per essere ottimizzata.

In particolare, risulta necessario impostare una comunicazione efficace ed efficiente che possa interconnettere lavoratori che si trovano a organizzare la propria giornata in luoghi e tempi differenti, e secondo modalità differenti.

Tra le principali sfide da affrontare troviamo la necessità di superare le barriere tecnologiche, per garantire ad ognuno competenze digitali sufficienti per poter rendere la propria casa un ufficio; una nuova capacità di gestire il tempo e organizzare le scadenze, creando una nuova scansione di tempi di lavoro e tempi personali; il bisogno di mantenere alto l’engagement e il senso di appartenenza ad un’azienda che non si frequenta solo fisicamente ma anche virtualmente.

Come affrontare le sfide dello smart working?

Per affrontare, e superare, queste sfide, è fondamentale adottare strategie mirate, fra cui: 

• definire chiare regole di comunicazione, fra cui identificare orari, modalità di contatto e livelli di urgenza per evitare sovraccarico di informazioni
• creare routine di aggiornamento, con riunioni periodiche e check in regolari che aiutano a mantenere l’allineamento del tema sugli obiettivi
• sviluppare una cultura della trasparenza e della fiducia, grazie alla condivisione chiara e tempestiva di informazioni per favorire la collaborazione
• bilanciare la comunicazione sincrona e asincrona, trovando il giusto equilibrio fra tempi di lavoro condiviso, come le riunioni, e tempi di lavoro individuale, in cui si è raggiungibili tramite mail o messaggi

Sicuramente, un ruolo fondamentale è svolto dalla leadership aziendale, che si deve porre l’obiettivo di promuovere una comunicazione efficace e mantenere alta la motivazione del team. Per raggiungere questo obiettivo, è essenziale fornire linee guida chiare e strumenti adeguati per il lavoro da remoto; gestire i conflitti in modo costruttivo, favorendo il dialogo e la comprensione reciproca; promuovere il benessere dei dipendenti, promuovendo il rispetto degli spazi personali.

Sistemi di telefonia in cloud: la chiave per il successo dello smart working

Scegliere di adottare sistemi di telefonia in cloud rappresenta un elemento chiave essenziale per migliorare la comunicazione a distanza. Questi strumenti, infatti offrono numerosi vantaggi, fra cui:

• elevata flessibilità, perché consentono di ricevere ed effettuare chiamate da qualsiasi dispositivo, in qualunque momento, garantendo continuità operativa
• integrazione con altri strumenti di lavoro, dal momento che possono connettersi con CRM, piattaforme di gestione dei progetti e software di comunicazione per un flusso di lavoro più efficace
• costi ridotti, grazie all’eliminazione delle strutture fisiche a favore di quelle virtuali, permettono di risparmiare sulle spese telefoniche e di manutenzione
• migliore scalabilità, che consente di adattare il sistema alle proprie esigenze, aggiungendo o rimuovendo utenti senza alcuna difficoltà.

Vorresti ottimizzare lo smart working nella tua azienda, adottando strategie mirate e sfruttando strumenti innovativi? Mettiti in contatto con noi, ti mostreremo tutti i vantaggi dei nostri sistemi di telefonia in cloud.