L’evoluzione delle tecnologie di comunicazione aziendale: dal tradizionale al digitale

È un giorno qualsiasi di una settimana qualsiasi dell’anno 1995, e Mario varca la soglia del suo ufficio. Dopo aver passato il badge per timbrare l’ingresso, si toglie il cappotto e si siede alla sua scrivania, dove lo attendono un computer, un telefono fisso e un fax. Mentre aspetta che il computer si accenda, controlla se qualcuno ha lasciato dei messaggi in segreteria telefonica. 

Arrivano le 10, è l’ora a cui ha fissato la riunione settimanale con i colleghi. Il giorno precedente ha prenotato la sala e ha stampato tutti i documenti che vuole mostrare all’attenzione del suo gruppo di lavoro. Ha lasciato sul tavolo dei blocchi e delle penne in modo che si possa prendere nota di quanto viene detto; chi non può partecipare riceverà un fax con la nota di meeting. 

Arriva il momento della pausa pranzo, Mario va in mensa. Durante la sua assenza il telefono squilla diverse volte, ma nessuno risponde. Mario ha dimenticato di inserire la segreteria telefonica e non saprà mai che qualcuno lo aveva cercato.

Ora Mario deve preparare un report per un suo superiore: raccoglie gli appunti che ha preso su un foglio, i documenti che ha stampato, le tabelle che ha compilato a mano, e prepara la sua relazione. Infine, ne stampa tre copie: ne firma una, ne archivia una seconda ed invia la terza via fax. Quando arrivano le 18, Mario spegne il computer, timbra l’uscita e fa rientro a casa.

Ritroviamo ora Mario in un giorno qualsiasi di una settimana qualsiasi del 2025. Sono le 9, inizia la sua giornata lavorativa. Accende il pc che ha lasciato sul tavolo della cucina, si connette al sistema cloud dell’azienda e controlla il sistema di messaggistica per vedere se ci sono aggiornamenti. Apre la posta, controlla le ultime mail; sa che riceverà le sue chiamate sull’app di telefonia VOiP che è stata installata sul suo cellulare e che è sincronizzata su CRM.

Alle 10 riceve il reminder per la videocall che è prevista per le 10.30. Ricerca nel cloud il documento da condividere, e si prepara un caffè. Quando inizia la riunione, condivide con i colleghi il documento che ha preparato, lo modifica grazie ad alcuni input interessanti che riceve, assegna le task per i collaboratori e registra l’incontro per i colleghi assenti.

Alle 13 si prende una pausa, approfitta del sole per una passeggiata nel parco vicino a casa. Sa che il sistema cloud è stato impostato per rispondere alle telefonate che potrebbe ricevere con un messaggio automatico e per inviare una notifica al suo smartphone. Il cliente riceve un’email che indica l’orario al quale verrà richiamato.

Nel pomeriggio Mario prepara un report, semplicemente estrapolando tutti i dati dal sistema: la piattaforma registra ogni chiamata, ogni interazione ed ogni attività. Basta che selezioni i parametri, esporti e il file e lo condivida tramite link.

Qualche minuto prima di concludere la sua giornata lavorativa, Mario dà un’occhiata al suo calendar per organizzare il lavoro del giorno successivo, stabilire le priorità ed organizzare le scadenze. Ed è pronto per dedicarsi alle attività che più ama.

Come è cambiata la comunicazione aziendale?

1995-2025: 30 anni che ci raccontano l’evoluzione delle tecnologie di comunicazione aziendale che consentono di avere, oggi, un’operatività assolutamente incredibile rispetto a quello che gli anni novanta ci potevano offrire. Ci parlano di un’evoluzione profonda che ha modificato sostanzialmente il modo in cui lavoriamo, comunichiamo e collaboriamo. 

Oggi possiamo contare su tecnologie che rendono il lavoro efficace, efficiente e fluido. La flessibilità rappresenta un elemento essenziale per un’azienda moderna, che consente ai propri collaboratori di organizzare le proprie attività lavorative conciliando gli impegni professionali e la vita personale. 

La possibilità di poter usufruire di strumenti digitali permette di facilitare la collaborazione fra colleghi e team, che hanno la possibilità di entrare in contatto con telefonate, messaggi, email, videocall e riunioni virtuali in cui condividere ed aggiornare documenti in tempo reale.

Anche dal punto di vista economico, il vantaggio è significativo: quelli moderni sono sistemi flessibili che non necessitano di centralini fisici o hardware costosi: le soluzioni in cloud permettono di adottare soluzioni flessibili e scalabili, che si possono modificare a seconda delle esigenze. 

Il supporto essenziale della tecnologia permette poi di ottimizzare la customer experience: i tentativi di contatto trovano sempre un riscontro, i tempi di risposta si accorciano e l’automazione permette di migliorare l’operatività, offrendo un servizio personalizzato.

Infine, anche il lavoro diventa più intelligente perché si basa sulla possibilità di poter usufruire di dati precisi, puntuali, integrati e facilmente analizzabili. In questo modo, i report diventano uno strumento fondamentale per prendere decisioni consapevoli.

Se vuoi offrire alla tua azienda tutti gli strumenti per affrontare le sfide del futuro, non esitare a contattarci: ti mostreremo tutti i vantaggi che un sistema di telefonia in cloud ti può offrire!