Checklist essenziale per il tuo sistema telefonico

Partiamo con due dati: un rapporto ISTAT ci dice che in Italia più dell’80% degli impiegati dedica almeno metà del proprio tempo lavorativo ad attività che richiedono l’uso di dispositivi elettronici come pc, tablet e smartphone.

E poi: il numero di lavoratori che, nel 2024, ha svolto il proprio lavoro da remoto ha superato i 3 milioni e mezzo di persone, con un aumento fra i dipendenti delle grandi imprese. Le previsioni per il 2025 parlano di una ulteriore crescita del 5% dello smartworking, in particolare nelle grandi imprese.

Unendo questi due dati si dimostra evidente come la tipicità del lavoro d’ufficio prevede e continuerà a prevedere sempre di più la necessità di trovare integrazioni dei canali di comunicazione digitale, come email, chat e telefonate per interagire con colleghi e clienti, che fanno parte della quotidianità di una giornata di lavoro.

Nell’ottica di una comunicazione multicanale le aziende si devono sempre più dotare di quegli strumenti tecnologici che consentono di ottimizzare l’operatività dei dipendenti e migliorare il servizio offerto ai clienti.

Ecco perché dotarsi di uno strumento che rappresenti un hub di comunicazione integrato rappresenta un elemento essenziale per rispondere alle sfide del 2025.

Sistemi telefonici per le aziende del futuro

Vediamo dunque quali sono gli elementi essenziali che un sistema telefonico in cloud deve avere:

• accessibilità multicanale, per rispondere all’esigenza di poter essere contattati attraverso diversi canali come telefono, mail, chat e anche social media. Per offrire la migliore esperienza cliente e un’elevata efficienza operativa, un sistema moderno deve saper integrare tutti questi canali in un’unica piattaforma.
• supporto all’accesso da remoto, per rappresentare un asset fondamentale come sistema telefonico configurato in modo tale da poter essere accessibile ovunque. App mobile e interfacce web intuitive permettono di garantire elevate prestazioni sia dall’ufficio che da remoto, consentendo maggiore produttività e flessibilità.
• integrazione con altri strumenti aziendali, per poter dialogare con CRM, software di gestione progetti e specifici strumenti aziendali, permettendo una gestione centralizzata delle attività che offra maggiore coerenza e riduca imprecisioni ed errori.
• flessibilità e scalabilità, per adattarsi alle esigenze di un’azienda che cambia. Aggiungere o rimuovere utenti deve essere un procedimento semplice ed intuitivo che permetta di adattare gli strumenti telefonici ad ogni necessità. In questo modo, l’adattabilità del sistema consente di pagare solo ciò che si usa, con la possibilità di effettuare tempestive modifiche.
• sicurezza avanzata, per proteggere dati e informazioni sensibili. Un sistema telefonico in cloud deve offrire sistemi di crittografia end-to-end, conformità alle norme di legge e backup automatici.
• affidabilità e assistenza h24, per garantire continuità di servizio e ridurre i tempi di inattività. È essenziale che un sistema in cloud garantisca affidabilità e sia supportato da un’assistenza tecnica sempre disponibile che renda il servizio sempre funzionante.
• reporting e analisi, per fornire report dettagliati sulle attività di comunicazione dell’azienda, offrendo visione chiara e aiutando ad ottimizzare le risorse per un miglioramento continuo delle prestazioni e dei servizi.

Ecco gli strumenti essenziali che un moderno sistema di telefonia in cloud deve offrire per permettere ad un’azienda di affrontare le sfide di mercati competitivi.

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