La checklist essenziale per scegliere un sistema di telefonia in cloud

Cambiare le modalità con cui i dipendenti affrontano la loro operatività quotidiana, modificare le abitudini giornaliere di chi lavora, creare nuove routine nella comunicazione con i clienti: ecco che cosa vuol dire cambiare un fornitore essenziale come quello che offre i sistemi telefonici aziendali.

È questo uno delle motivazioni principali che spesso inducono a rimandare questa decisione, insieme alla complessità del passaggio ad un sistema diverso e al timore di dover affrontare disservizi o difficoltà tecniche.

Ma non solo: doversi confrontare con un mercato affollato da decine di proposte, offerte e funzionalità diverse spesso difficili da confrontare può risultare bloccante.   

Come orientarsi nella scelta di un sistema di telefonia in cloud?

Iniziamo a vedere insieme quali sono gli errori più comuni che devono assolutamente essere evitati nel momento in cui si vuole cambiare sistema telefonico: anche con le migliori intenzioni di innovare, inciampare in decisioni errate può essere facile.

Ecco gli errori più frequenti che si devono evitare per compiere una scelta consapevole:

• valutare solo il costo: un sistema economico può rivelarsi rigido e dimostrarsi incapace di garantire quella flessibilità e scalabilità che sono invece necessarie nelle aziende moderne
• ignorare l’integrazione con gli strumenti aziendali come CRM, helpdesk e strumenti di collaborazione
• sottovalutare l’onboarding e il supporto post vendita: un sistema telefonico ha bisogno di essere implementato e utilizzato correttamente per poter essere pienamente funzionale
• ignorare il parere degli utilizzatori, che invece dovrebbero essere ascoltati nella fase di valutazione
• pensare al presente ignorando il futuro: scegliere una soluzione incapace di crescere con l’azienda vuol dire trovarsi nelle condizioni di dover ripetere la scelta dopo pochi anni

Scopriamo invece la checklist essenziale di quelli che sono gli elementi più importanti per compiere la scelta migliore

• affidabilità e qualità delle chiamate: la piattaforma è in grado di garantire un uptime elevato e un’alta qualità delle chiamate anche in caso di connessioni complesse e multi-sede? È disponibile un supporto tecnico proattivo?
• scalabilità e flessibilità: il sistema sa crescere con l’azienda? È possibile aggiungere utenti, sedi o numerazioni in modo semplice e veloce?
• funzionalità avanzate: è possibile integrare chat, videochiamate e messaggistica in un’unica piattaforma? Ci sono funzionalità smart per il lavoro ibrido? Sono incluse funzionalità di call routing, IVR, voicemail?
• integrazione con i software aziendali: si può integrare il sistema telefonico con CRM, ERP o helpdesk? Sono disponibili API aperte o connettori plug and play?
• sicurezza e compliance: i dati vocali sono protetti? Dove sono ospitati i server? Il Provider è conforme a GDPR e altri standard di settore?
• esperienza e facilità d’uso: l’interfaccia di amministrazione è chiara e intuitiva e gli utenti possono configurare autonomamente deviazioni e caselle vocali?
• costi trasparenti e ROI: il modello di pricing è chiaro e include aggiornamenti, manutenzione e supporto? Ci sono funzionalità che permettono di migliorare direttamente il ROI?
• supporto e onboarding: il fornitore offre assistenza nell’installazione, nella portabilità numerica e nella formazione? Ci sono account manager e un supporto tecnico dedicato? 

Scegliere un sistema di telefonia in cloud vuol dire compiere una decisione strategica che può influenzare la capacità di comunicare di un’azienda, la sua produttività e la soddisfazione dei clienti.

Ecco perché è necessario sapersi porre le domande giuste per essere certi di trovare il partner che sappia rispondere perfettamente alle proprie esigenze. Non esitare a metterti in contatto con noi per scoprire come possiamo diventare il tuo riferimento per la tua comunicazione aziendale.