Gestire i periodi di chiusura aziendale con i sistemi Promelit

“Buongiorno, i nostri uffici sono chiusi dalla Vigilia di Natale all’Epifania, ci sentiamo il 7 gennaio!”

Quante volte è capitato di leggere o sentire questo messaggio quando si ha la necessità di mettersi in contatto con un’azienda duranta un periodo di chiusura? Se, chiaramente, è assolutamente corretto che le imprese e i loro dipendenti vivano dei periodi fuori dall’ufficio e lontano dal lavoro, è anche vero che possono bastare dei semplici accorgimenti per offrire ai propri collaboratori la possibilità di godersi giorni di meritato di riposo, continuando comunque ad offrire un servizio alla clientela che ha necessità di un contatto.

Vediamo ora come i sistemi di telefonia in cloud possono rappresentare dei validi alleati per aiutare le aziende a gestire il servizio clienti e la reperibilità durante i periodi di chiusura, come le festività natalizie.

• Predisposizione di messaggi personalizzati e IVR
  È possibile predisporre e configurare dei messaggi vocali automatici per informare chi si mette in contatto con l’azienda dei nuovi orari per il periodo delle festività, indicando riferimenti alternativi.
  Oppure si può impostare un sistema IVR interattivo che permetta di indirizzare le chiamate verso le risorse più adatte, fornendo informazioni su altri contatti che possono essere di aiuto.
• Reindirizzamento delle chiamate
  È possibile creare un sistema che permetta di indirizzare le chiamate in entrata verso una casella vocale specifica o verso numeri di telefono di collaboratori che possono eventualmente essere reperibili: si tratta di una modalità molto utile per tutti quei business che prevedono un servizio di assistenza costante.
  Oppure, si possono stabilire dei criteri per cui, in giorni e orari specifici, si crei un inoltro automatico ad un numero predefinito oppure ad un servizio esterno che offre supporto durante i periodi in cui la normale attività è sospesa o modificata.
• Servizio di risposta automatica con disponibilità H24
  Un’ottima soluzione potrebbe prevedere la creazione di un sistema di risposte automatiche per dare riscontri alle domande più comuni, in modo da facilitare l’operatività in periodi dell’anno in cui il personale operativo è meno numeroso.
  O ancora, si può utilizzare un sistema IVR che offre risposte pre registrate alle domande più frequenti, come questioni su ordini e spedizioni.
• Segreteria telefonica avanzata e notifiche via mail
  Impostare caselle vocali personalizzate permette ai clienti di lasciare messaggi vocali che vengono poi inoltrati tramite mail al reparto di riferimento; esiste anche la possibilità di inviare notifiche in tempo reale, via mail o SMS, nel momento in cui vengono ricevute delle richieste, così da valutarne l’urgenza e verificare se sia necessario fornire un riscontro urgente.
• Integrazione con sistemi CRM e chatbot
  Collegare il sistema di telefonia in cloud con il CRM permette di tenere traccia delle chiamate ricevute e gestire il follow up dopo il ritorno ai normali ritmi. Si può quindi accedere ai dati dei clienti per gestire le loro richieste e organizzarle in termini di priorità.
  Anche creare un’integrazione con altri canali di comunicazione come chatbot, social media e email aiuta ad offrire ai propri clienti un servizio coerente e sempre attivo che consente di offrire anche assistenza automatizzata.
• Creazione di reportistica
  Grazie ai sistemi avanzati di telefonia, è possibile creare report grazie ai quali analizzare i flussi di chiamate in entrata, con i dettagli su giorni e orari di maggior traffico, insieme a tutte le azioni che sono state messe in atto per la loro gestione, così da poterla ottimizzare.

Si tratta quindi di soluzioni che permetterebbero alle aziende di mantenere un elevato livello nell’assistenza clienti in qualsiasi periodo dell’anno, conciliando la necessità dei dipendenti di prendere un periodo di riposo con l’esigenza di offrire sempre un servizio di alto livello.

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